Asistente administrativa

Buscamos a un asistente administrativo responsable para llevar a cabo diferentes tareas administrativas y de oficina. Entre los deberes del asistente administrativo se incluyen proporcionar apoyo a nuestros directores y empleados, asistir en las necesidades de la oficina diarias y gestionar las actividades administrativas generales de nuestra compañía.

¿Cuáles son las funciones de un asistente administrativo?

Entre las responsabilidades de un asistente administrativo se incluyen organizar viajes y reuniones, preparar informes y mantener los sistemas de archivo apropiados. El candidato ideal debería poseer excelentes capacidades comunicativas orales y escritas y ser capaz de organizar su trabajo usando herramientas como MS Excel y equipo de oficina. Si, además, tienes experiencia previa como personal de secretaría o asistente administrativo ejecutivo y estás familiarizado con nuestro sector, nos gustaría conocerte.

En definitiva, el asistente administrativo que sea seleccionado debería garantizar el funcionamiento diario eficiente y correcto de nuestra oficina.

Responsabilidades

Responder y pasar llamadas telefónicas

Organizar y programar citas

Planificar reuniones y escribir actas detalladas

Escribir y distribuir email, notas de correspondencia, cartas, faxes y formularios

Asistir en la preparación de informes programados de forma periódica

Desarrollar y mantener un sistema de archivo

Actualizar y mantener los procedimientos y políticas de oficina

Realizar pedidos de material de oficina e investigar nuevos acuerdos y proveedores

Mantener listas de contactos

Realizar reservas y demás preparativos para viajes

Preparar y conciliar los informes de gastos

Proporcionar apoyo general a los visitantes

Actuar de punto de contacto para clientes internos y externos

Actuar de enlace con los asistentes administrativos ejecutivos y superiores para gestionar solicitudes y consultas de directores sénior

Requisitos

Experiencia demostrable como asistente administrativo, asistente virtual o asistente administrativo de oficina

Conocimiento sobre sistemas y procedimientos de gestión de oficinas

Conocimientos prácticos del equipo de oficina, como impresoras y máquinas de fax

Dominio de MS Office (especialmente MS Excel y MS PowerPoint)

Excelentes capacidades de gestión del tiempo y habilidad para priorizar las tareas

Atención al detalle y capacidades para solucionar problemas

Excelentes capacidades comunicativas escritas y verbales

Grandes capacidades organizativas con habilidad para realizar varias tareas al mismo tiempo

Título de educación secundaria; se valorará estar en posesión de cualificación adicional como asistente administrativo o personal de secretaría