Asistente de Archivo

organizar, mantener y facilitar el acceso a la documentación de una institución. Esto implica recibir, clasificar, archivar, y en algunos casos, digitalizar documentos, además de gestionar el acceso y préstamo de los mismos. También pueden participar en la elaboración de informes y la gestión de insumos y equipos de trabajo.

Funciones detalladas :

Recibir y clasificar documentos :

Organizar la documentación entrante, ya sea física o digital, por tipo, fecha, o según un sistema de clasificación establecido.

Archivar documentos :

Guardar la documentación de forma segura y ordenada, siguiendo los procedimientos y normas de archivo de la institución.

Digitalizar documentos :

Convertir documentos físicos a formato digital para facilitar su acceso y almacenamiento.

Mantener y actualizar registros y bases de datos :

Llevar un registro actualizado de los documentos archivados, incluyendo su ubicación y estado.

Gestionar el acceso y préstamo de documentos :

Facilitar el acceso a los documentos a las personas autorizadas, llevando un control de quién los solicita y cuándo los devuelve.

Elaborar informes y reportes :

Proporcionar información sobre la documentación archivada, según lo solicitado.

Gestionar insumos y equipos de trabajo :

Asegurarse de que el archivo cuente con los suministros necesarios y que los equipos estén en buen estado.

Apoyar en la gestión documental :

Contribuir a la implementación de políticas y procedimientos relacionados con la gestión documental de la institución.

Mantener el orden y limpieza del archivo :

Asegurar que el archivo se mantenga en buenas condiciones para preservar la documentación.

Participar en procesos de transferencia documental :

Colaborar en el traslado de documentos entre diferentes fases del ciclo vital documental.

Apoyar en la preservación de documentos :

Contribuir a la conservación de los documentos, tanto físicos como digitales, para evitar su deterioro.